Mit dem Modul „Dokumente“ können Dokumente (Dateien) mit Zusatz- und Metainformationen versehen werden und dadurch als contentXXL Objekte verwendet werden. Es stehen dann alle Möglichkeiten eines Objektes zur Verfügung. Dieses Verfahren ist der übliche Weg, Dateien in contentXXL zu veröffentlichen und zu managen.
Was kann es?
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Bereitstellung von beliebigen Dokumenten als Datei im Internet, Extranet und Intranet
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Automatische Verschlagwortung zur Volltextsuche für zahlreiche Formate (z.B. Word, Excel, Powerpoint, PDF, Text)
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Hinzufügen von Metainformationen wie Titel, Verfasser, Schlagworte oder Beschreibung durch den Redakteur
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Zusätzliche Beschreibung des Dokumentes im WYSIWYG-Editor
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Zeitgesteuerte Veröffentlichung auf verschiedenen Seiten mit unterschiedlichen Zeiträumen
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Detaillierte Zugriffsrechte für Benutzer (lesen / schreiben)
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Darstellung der Informationen erfolgt vollständig über Vorlagen (Templates)
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Detaillierte Vorlagen (Templates) für tabellarische Übersichten, Einzeldarstellungen und Druck
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Übergreifende Verwaltung aller Dokumente über Ressourcenmanager mit Veröffentlichungsnachweis
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Empfehlungsfunktion (send to a friend)
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Automatische Sprachumschaltung im Kontext
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Zuordnung von Dokumenten zu anderen Objekten (z.B. Zuordnung von Datenblättern zu Produkten) automatisch über Kategorien oder auch redaktionell möglich (Content Relationship Management)
Was ist der Nutzen?
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Schnelle und kostengünstige Bereitstellung vorhandener Informationen
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Keine aufwändige Überführung in HTML erforderlich
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PDF-Dokumente können gegen Veränderungen, Kopieren und Drucken geschützt werden
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Automatische Verschlagwortung erspart die manuelle Erfassung von im Text ohnehin vorhandenen Schlüsselworten
Was kann ich damit machen?
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Präsentation von Produktinformationen, Datenblätter
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Aufbau Supportbereich, Presseinformationen (auch als Extranet)
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Bereitstellung von multimedialen Demos (Flash, Videos etc.) oder Sounds (mp3)
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Downloadbereich
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Integration von Dokumenten Management Systemen
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Bereitstellung von gescannten Dokumenten (z.B. Verträgen)
Beschreibung
Das Dokumentenmodul dient der unkomplizierten Bereitstellung vorhandener Dokumente in Dateiform im Internet, Extranet und Intranet. Die Dokumente werden zunächst im Ressourcenmanager auf den Webserver übertragen. Danach können sie auf verschiedenen Seiten für unterschiedliche Benutzergruppen und verschiedene Publikationszeiträume bereitgestellt werden.
Das Dokumenten-Modul erlaubt die Darstellung als Übersicht (Tabelle) und den Wechsel zur Einzelansicht (Detail). Beide Ansichten können direkt per URL adressiert werden und sind in ihrer Gestaltung vollständig über Vorlagen (Templates) anpassbar. Auch alternierende Darstellungen oder ein Wechsel von ausführlicher und verkürzter Darstellung sind möglich. Die Reihenfolge der Dokumente in einem Modul kann per Drag & Drop direkt im Browser manuell festgelegt werden. Alternativ kann im Template nach Titel, Datum usw. sortiert werden.
Dokumente können mit Metainformationen versehen werden. Zusätzliche Schlüsselworte erleichtern die Suche, insbesondere nach Worten, die im Dokument selbst nicht vorkommen. Hier ist auch Platz für eine ausführliche Beschreibung des Dokumentes. Die Dokumente werden bei der Bereitstellung automatisch für die Volltextsuche verschlagwortet. Die Volltextsuche berücksichtigt die Besonderheiten der jeweilgen Zielsprache (z.B. Wortformen). Alle Benutzer mit Schreibrechten innerhalb eines Dokumenten-Moduls können Dokumente beitragen. Die Dokumente werden nur für Benutzer mit entsprechenden Leserechten angezeigt.
Dokumente können anderen Inhalten (z.B. Kontakten, News, Produkten) automatisch über Kategorien oder auch redaktionell per Drag & Drop zugeordnet werden (Related Documents). Funktionen wie Druckvorlagen oder eine Empfehlungsfunktion (send to a friend) stehen zur Verfügung. Bei Mehrsprachigkeit ist eine Sprachumschaltung im Kontext möglich, wenn verschiedene Sprachvarianten eines Dokumentes bereitgestellt wurden.