Aktuelle Produktinformationen, die den internen und externen Benutzergruppen in einem weltweiten Vertriebsnetz schnell und einfach zur Verfügung stehen, sind für die Schleuniger Gruppe, einer der führenden Hersteller von Maschinen für die Kabelverarbeitung, von zentraler Bedeutung. Mit dem Aufbau eines entsprechenden Intra- bzw. Extranets konnten die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch firmenübergreifend verbessert werden.
Mit ihren verschiedenen, über die ganze Welt verteilten Niederlassungen und ihrer starken Stellung im B2B-Geschäft ist für die Schleuniger Gruppe die Kommunikation mit den Mitarbeitenden, eigenen Verkaufsgesellschaften, Vertriebspartnern und anderen Partnern ein zentraler Erfolgsfaktor. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen Ende 2006 für den Aufbau eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) auf dem Intra- bzw. Extranet.
Die autorisierten Benutzer sollen auf die für sie notwendigen, zentral abgelegten Informationen jederzeit zugreifen können. Zudem erhält jeder Vertriebspartner seinen persönlichen Kollaborationsbereich, um Dokumente und andere Informationen mit Schleuniger effizient auszutauschen. Dabei werden Dokumente zentral im Intranet verwaltet und teilweise direkt mit öffentlich zugänglichen Produktinformationen auf den Schleuniger Webseiten im Internet synchronisiert. Damit wird sichergestellt, dass stets die gleichen, aktuellen Informationen in beiden Bereichen zur Verfügung stehen. Eine Offline-Funktionalität unterstützt zudem die Aussendienstmitarbeiter, damit diese bei Kundenbesuchen auch ohne permanente Internetverbindung stets die aktuellsten Informationen auf ihrem Laptop verfügbar haben. häufig verwendete Dokumente wie Bedienungsanleitungen oder Produktspezifikationen können auch ohne spezielle Offline-Funktionalität zeit- und ortsunabhängig heruntergeladen werden.
Auf dem Extranet-Portal werden den spezifischen Interessensgruppen wie Verkäufern, Service-Techniker und Mitarbeitenden im Marketing folgende Informationen angeboten:
Dokumente
Produktspezifikationen
Bedienungsanleitungen in verschiedenen Versionen
Synchronisationsmechanismus, welcher ausgewählte Dokumente aus dem Intra- und Extranet in die offizielle Webseite überträgt
Bilder
Gemeinsam zum Ziel
Zu Beginn wurden zusammen mit dem Kunden die Anforderungen an das System erarbeitet. Die Umsetzung erfolgte anschliessend schrittweise und nicht als Big Bang. «Enterprise Content Management Systeme wachsen evolutionär. Am Anfang werden oft so genannte Quick Wins realisiert, um dem Kunden kurzfristig einen Mehrwert zu generieren und bereits in einem frühen Stadium ein lauffähiges System zur Verfügung zu stellen.», so Pascal Scheller, Consultant und Projektverantwortlicher seitens Getronics.
Um dem Kunden eine Diskussionsgrundlage für die weiteren Schritte zur Verfügung zu stellen, wurde das System anhand eines Prototyps exemplarisch aufgebaut. Dank der nötigen Flexibilität auf beiden Seiten konnten Änderungs- und Anpassungswünsche der Schleuniger Holding AG erfolgreich implementiert werden. Das Projekt wurde in der vereinbarten Zeit realisiert und der zu Beginn festgehaltene GO-Live Termin eingehalten. Auch die Schnittstellen, die zwischen den zwei Basis-Technologien und Produkten (Microsoft Share-Point und contentXXl-CMS System) implementiert wurden, führten nicht zu grösseren Problemen.
Dabei konnte sicher auch von der langjährigen, erfolgreichen Kundenbeziehung profitiert werden. Getronics kennt einerseits das Geschäft und versteht die Bedürfnisse von Schleuniger als weltweit agierendes Unternehmen. Andererseits verfügt Getronics über Erfahrung mit anderen Projekten in branchenähnlichen Betrieben und der eingesetzten ECM-Technologien sowie ausgewiesene Referenzen im Industriesektor. Das konkrete eingehen auf Kundenbedürfnisse sowie das einbringen von konstruktiven Ideen oder Verbesserungsvorschlägen wurden damit erleichtert.
Vorher…
Auf einem FTP-Server wurden den Partnern innerhalb und ausserhalb der Schleuniger Gruppe bestimmte Dokumente bereitgestellt. Die für ungeübte User relativ umständliche Bedienung und unübersichtliche Struktur dieses Servers stellte jedoch stets ein Problem dar. Auch das Anbieten von Dokumenten in verschiedenen Versionen entpuppte sich als schwierig, war aber notwendig, weil beispielsweise ältere Versionen von Bedienungsanleitungen immer noch abrufbar sein müssen, solange die entsprechenden Maschinen und Geräte bei den Kunden von Schleuniger noch im Betrieb sind.
Eine Suchmöglichkeit, um schnell und gezielt die gewünschten Informationen aufzufinden, fehlte ebenfalls. Auch war das Angebot auf Dokumente und Bilder beschränkt. Neue Möglichkeiten wie Wissensdatenbanken, Bildergalerien, übersichtliche Darstellungen, Kategoriensysteme und Suchfunktionen anhand dieser Kategorien konnten nicht implementiert werden. «Unseren Mitarbeitenden, Verkaufsgesellschaften, Distributoren und Partnern sollte eine optimale Kommunikationslösung zur Verfügung stehen, die ihnen einen effizienten Informationsaustausch ermöglicht», umschreibt Holger Herrmann, Marketingleiter und Projektleiter der Schleuniger Gruppe, die Zielsetzung.
Nachher…
Das webbasiert ECM-System bietet eine effiziente Kollaborations- und Informationsplattform. Der Informations- und Wissensaustausch kann auch über die Firewallgrenzen hinaus erfolgen. Dank dem Dokumenten Management mit klar definierten Kategorien erfolgt die Informationssuche professionell und effizient. Die Mitarbeitenden der Schleuniger Gruppe und ihre externen Partner, die auf das neue Portal zugreifen, konnten damit ihre Prozesse optimieren und vereinfachen, was zu Zeit- und Kosten-einsparungen führt. die Intranet-Funktionalitäten wie Dokumentenablage mit Versionisierung, Dokumenthistorie, Wissensdatenbank und die vereinfachte Datenpflege auf der Webseite dank Dokumentensynchronisation werden von den Mitarbeitenden besonders begrüsst. Auch die Vertriebspartner schätzen das neue Portal und fühlen sich in der Zusammenarbeit mit Schleuniger unterstützt.
Mehrwert wird durch die folgenden Aspekte generiert:
Optimierung und Unterstützung von internen Prozessen und organisatorischen Abläufen
Unter anderem auch im Bereich der Pflege der Webseite. So werden z.B. Produktspezifikationen automatisch mit dem Document Management-System abgeglichen.
Höhere Qualität des Informationsaustauschs mit Verkaufsgesellschaften und Partnern sowie eigenen ausländischen Niederlassungen
Optimierung von Prozessen und partnerinternen Aktivitäten durch die Extranet Funktionalitäten der Schleuniger Gruppe
Reduktion des Zeitaufwands bei der Datenpflege und damit auch Kosteneinsparungen
Kollaborations- und Document Sharing-Funktionalitäten für Partner
Höhere Zufriedenheit von Share- und Stakeholder
«Wir sind auf das Ergebnis stolz und haben Zahlreiche positive Feedbacks erhalten. Mit der Lösung von Getronics sind wir auch fÜr zukünftige Anforderungen gut gerüstet.»
Holger Hermann, Marketing- und Projektleiter, Schleuniger Gruppe
Kundenname: Schleuniger Gruppe (Schleuniger Holding AG)
Sektor: Industrie
Herausforderung: Weltweite zeitnahe Information und firmenübergreifende Zusammenarbeit
Lösung: Webbasierte Kollaborations- und Informationsplattform.
Vorteile:
Integrierte und optimierte Prozesse
Zeitnahe und schnelle Information
Verbesserte Qualität der Informationen
Zeit- und Kostenersparnis
Vereinfachte administrative und interne Vorgänge
Steigerung der Kundenzufriedenheit
Quelle: Getronics, http://www1.getronics.com/ch