Einfache Bereitstellung von Dateien in Internet und Intranet

Zusammenfassung

Funktion

Mit dem Dokumenten-Modul stellen Sie verschiedenste Dateien (Word, Excel, Powerpoint, PDF bis hin zu Sound- und Video-Dateien) ganz einfach in Internet oder Intranet bereit. Die (automatisierte) Verschlagwortung sowie ergänzende Meta-Informationen erleichtern die Auffindbarkeit über die Suchfunktion.
Ganz schnell stellen Sie so z.B. Produkt- oder Presseinformationen zum download bereit. Zahlreiche Funktionen zu Zugriffsrechten, Darstellungsformen und Publikationszeiträumen bieten Ihnen dabei sowohl hohe Flexibilität wie Sicherheit.

Ihr Nutzen

Vorhandene Informationen können schnell - und ohne Überführung in HTML - bereitgestellt werden.
PDF-Dokumente können gegen Veränderungen, Kopieren und Drucken geschützt werden
Automatische Verschlagwortung erspart die manuelle Erfassung von Schlüsselbegriffen und senkt somit Zeit- und Kostenaufwand.

Details "Dateien im Internet oder Intranet bereitstellen"

Beschreibung

Das Dokumenten-Modul dient der unkomplizierten Bereitstellung von Dateien im Internet, Extranet und Intranet.
Oft sind Informationen in Form von Dateien wie Excel, PowerPoint oder PDF (Portable Document Format) vorhanden. Das Modul "Dokumente" ermöglicht Ihnen diese Dateien ohne zusätzlichen Aufwand mit Meta-Informationen zu versehen und zu veröffentlichen.

Mit dem Ressourcenmanager übertragen Sie die Dateien zunächst auf den Server und stellen Sie dann auf verschiedenen Seiten für unterschiedliche Benutzergruppen bereit. Auch die jeweiligen Publikationszeiträume bestimmen Sie ganz individuell. Alle Benutzer mit Schreibrechten innerhalb eines Dokumenten-Moduls können Dokumente beitragen.
 

Auto-Tagging und Meta-Informationen

Versehen Sie die Dokumente zudem mit aussagekräftigen Meta-Informationen.
Zusätzliche Schlüsselworte erleichtern die Suche, insbesondere nach Worten, die im Dokument selbst nicht vorkommen. Hier ist auch Platz für eine ausführliche Beschreibung des Dokumentes. Die Dokumente werden bei der Bereitstellung automatisch für die Volltextsuche verschlagwortet. Die Volltextsuche berücksichtigt die Besonderheiten der jeweiligen Zielsprache (z.B. Wortformen). Die Dokumente werden nur für Benutzer mit entsprechenden Leserechten angezeigt.
 

Verschieden Ansichten

Das Dokumenten-Modul erlaubt die Darstellung als Übersicht (Tabelle) und den Wechsel zur Einzelansicht (Detail).
Beide Ansichten können direkt per URL adressiert werden und sind in ihrer Gestaltung vollständig über Vorlagen (Templates) anpassbar. Auch alternierende Darstellungen oder ein Wechsel von ausführlicher und verkürzter Darstellung sind möglich. Die Reihenfolge der Dokumente in einem Modul kann per Drag & Drop direkt im Browser manuell festgelegt werden. Alternativ kann im Template nach Titel, Datum usw. sortiert werden. Bei Mehrsprachigkeit ist eine Sprachumschaltung im Kontext möglich, wenn verschiedene Sprachvarianten eines Dokumentes bereitgestellt wurden. Zudem stehen Ihnen Funktionen wie Druckvorlagen oder eine Empfehlungsfunktion (send to a friend) zur Verfügung.
 

Verknüpfung mit anderen Inhalten

Dokumente können anderen Inhalten (z.B. Kontakten, News, Produkten) automatisch über Kategorien oder auch redaktionell per Drag & Drop zugeordnet werden (Related Documents).
 

Einsatzbereiche

• Präsentation von Produktinformationen, Datenblättern
• Aufbau Supportbereich, Presseinformationen (auch als Extranet)
• Bereitstellung von multimedialen Demos (Flash, Videos etc.) oder Sounds (mp3)
• Downloadbereich
• Integration von Dokumenten Management Systemen
• Bereitstellung von gescannten Dokumenten (z.B. Verträgen)